Integritetspolicy

Introduktion

Denna integritetspolicy förklarar hur CleanFlow AS samlar in, använder och skyddar dina personuppgifter när du använder vår plattform och våra tjänster.

Vi är förpliktigade att skydda din integritet och följa dataskyddsförordningen (GDPR), den norska personopplysningsloven samt lag (2018:218) med kompletterande bestämmelser till EU:s dataskyddsförordning och annat relevant regelverk.

Personuppgiftsansvarig

Vilka personuppgifter vi samlar in

Användare av CleanFlow-plattformen

Vi samlar in följande uppgifter om plattformsanvändare:

• Identifiering: Namn och e-postadress: för användarautentisering och kommunikation
• Anställningsförhållande: Befattning/roll och kopplad organisation: för åtkomstkontroll och uppgiftstilldelning
• Systemaktivitet: Inloggningstidpunkt och registrerade uppgifter: för revision, säkerhet och prestandaövervakning
• Utbildningsdata: Genomförda kurser och framsteg: för dokumentation av utbildning

Byggnads- och driftsdata

När du använder CleanFlow för att hantera städoperationer lagras bland annat:

• Byggnadsinformation: Namn, adresser, planritningar och rumsinformation
• Uppgiftsdata: Städuppgifter, scheman och slutförandestatus
• Tids- och aktivitetsdata: Arbetstimmar, uppgiftslängd och närvaro
• Kvalitetsdata: Inspektioner, avvikelser, bilder och kommentarer
• Teamdata: Teamtilldelningar, användarroller och avdelningsstruktur

Besökare på cleanflow.no

• Tekniska data: IP-adress, webbläsartyp och sidvisningar: för säkerhet och statistik
• Kontaktformulär: Namn, e-post och meddelande: för att besvara din förfrågan
• Push-aviseringar: Enhetstoken (ej identifierbar till person): för avisering om uppgifter och meddelanden

Mobilapp

När du använder CleanFlow-mobilappen samlar vi dessutom in följande data:

• Användarkonto-identifierare: Varje användare har ett internt, unikt ID som kopplar dina data till ditt konto. Används endast internt för att autentisera dig och hämta dina egna data – delas aldrig med tredje part.
• Platsdata: Mobilappen kan begära åtkomst till exakt plats (GPS) för att bekräfta att uppgifter utförs i rätt byggnad och för geofence-baserad incheckning. Platsen används endast medan appen är aktiv, lagras inte i bakgrunden och delas aldrig med tredje part.

Vad vi INTE samlar in

Vi samlar inte in känsliga personuppgifter som:

• Hälsouppgifter, etnicitet, politiska åsikter eller religiös övertygelse
• Fackföreningsmedlemskap eller biometriska data

Rättslig grund (GDPR)

Vi behandlar personuppgifter baserat på följande rättsliga grunder:

• Fullgörande av avtal (art. 6(1)(b)): Användarhantering, åtkomstkontroll och leverans av tjänsten
• Berättigat intresse (art. 6(1)(f)): Systemsäkerhet, revisionslogg, besöksstatistik och utbildningsdokumentation
• Samtycke (art. 6(1)(a)): Push-aviseringar, kan återkallas när som helst i profilinställningar
• Rättslig förpliktelse (art. 6(1)(c)): Fakturauppgifter och bokföring (bokföringslagen)

Hur vi använder uppgifterna

Personuppgifter används uteslutande för:

• Att leverera och administrera CleanFlow-tjänsten
• Att autentisera användare och säkerställa korrekt åtkomstnivå
• Att avisera användare om relevanta uppgifter och händelser
• Att dokumentera genomförande av utbildning
• Att upptäcka och förebygga säkerhetshändelser
• Att besvara kundförfrågningar
• Att uppfylla bokföringsmässiga och juridiska förpliktelser

Vi använder INTE personuppgifter för profilering, automatiserade beslut med rättslig verkan eller marknadsföring utan uttryckligt samtycke.

Säkerhet och datalagring

Lagringstid

Lagringstider per kategori

Vi lagrar personuppgifter endast så länge det är nödvändigt för det ändamål de samlades in för.

Efter kontoborttagning eller avtalsslutt

• Användarkonton: Tills kontot tas bort av administratör, därefter 90 dagar
• Systemloggar (revisionsspår): 12 månader
• Fakturauppgifter: 5 år (norska bokføringsloven § 13)
• Kontaktförfrågningar: 12 månader efter svar
• Säkerhetskopior: Roteras löpande och raderas senast 12 månader efter upphörande. Används enbart för återställning

Vid avtalsupphörande

När ett kundavtal avslutas:

• Data görs tillgängliga för export i 30 dagar
• Alla personuppgifter raderas inom 90 dagar
• Raderingsbekräftelse skickas skriftligen till kunden

Dina rättigheter

Som registrerad har du följande rättigheter enligt GDPR:

• Tillgång (art. 15): Begär en kopia av de uppgifter vi har om dig
• Rättelse (art. 16): Begär rättelse av felaktiga uppgifter
• Radering (art. 17): Begär radering («rätten att bli glömd»)
• Begränsning (art. 18): Begär att behandlingen begränsas medan en tvist klargörs
• Dataportabilitet (art. 20): Begär uppgifterna i maskinläsbart format
• Invändning (art. 21): Invända mot behandling baserad på berättigat intresse
• Återkalla samtycke: Push-aviseringar kan inaktiveras när som helst i profilinställningar
• Klaga: Lämna in klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten (imy.se) om du är registrerad hos en svensk verksamhet, eller till norska Datatilsynet (datatilsynet.no), om du anser att vi behandlar dina uppgifter i strid med GDPR

För att utöva dina rättigheter, skicka förfrågan till privacy@cleanflow.no

Kontakta oss

För frågor om integritet eller utövande av dina rättigheter, vi besvarar förfrågningar inom 30 dagar:

Klagomål till tillsynsmyndigheten

Om du anser att vi behandlar dina personuppgifter i strid med GDPR har du rätt att lämna in klagomål till en tillsynsmyndighet. CleanFlow AS har sitt säte i Norge och står under tillsyn av norska Datatilsynet. Är du registrerad hos en svensk verksamhet (personuppgiftsansvarig etablerad i Sverige) kan du i stället vända dig till Integritetsskyddsmyndigheten (IMY), Box 8114, 104 20 Stockholm. Vi uppmuntrar dig ändå att kontakta oss först på support@cleanflow.no, så att vi kan försöka lösa ärendet direkt.

Ändringar i denna policy

Denna policy uppdateras vid väsentliga ändringar i behandlingen av personuppgifter. Användare kommer att aviseras om ändringar som påverkar deras rättigheter. Gällande version är alltid tillgänglig på cleanflow.no/personvern.