Engangsjobber og temporære oppdrag: slik planlegger, priser og fakturerer du dem

De faste kontraktene er ryggraden i en renholdsbedrift. Men det er engangsjobbene som avgjør marginen: hovedrengjøringen før sommeren, vinduspussen kunden ringer om i mars, flyttevasken for en ny kunde, gulvbehandlingen i resepsjonen. Hver for seg er de små. Til sammen er de ofte 10 til 20 prosent av omsetningen, og den delen med best margin, hvis du får den fakturert.

Problemet er at engangsjobbene sjelden bor der de faste jobbene bor. De starter som en SMS eller en e-post, prises på magefølelse, havner i et regneark eller en kalender, og glemmes når fakturaen skal skrives. Renholderen møter opp uten sjekkliste, og ingen vet om jobben ble gjort før kunden ringer.

Denne artikkelen går gjennom tre typer engangsjobber, hvor de typisk går galt, og hvordan du får dem inn i samme system som de faste kontraktene. Vi bruker CleanFlow som eksempel, fordi det er der vi har bygget flyten, men prinsippene gjelder uansett verktøy.

Tre typer engangsjobber

Ikke alle engangsjobber er like. De kommer fra tre ulike steder, og de trenger tre ulike flyter:

Fellesnevneren er at jobben må ha fire ting for å tjene penger: en pris, en dato, en person som skal gjøre den, og en faktura. Faller ett av dem bort, taper du enten jobben eller marginen.

1. Temporære oppdrag på et bygg du allerede har

Dette er den vanligste og mest lønnsomme typen. Du kjenner bygget, du har rommene og kvadratmeterne, og kunden stoler på deg. Utfordringen er at hovedrengjøring og vinduspuss ikke passer inn i den faste renholdsplanen, som er bygget rundt daglig og ukentlig frekvens.

I CleanFlow har hvert bygg en egen fane, «Temporære tjenester», som ligger ved siden av den faste planen. Flyten er fire steg:

Steg 1: Konfigurer rommene. Velg etasje på plantegningen og trykk på rommene som skal ha arbeid. For hvert rom setter du tjenestetype (hovedrengjøring, gulvbehandling, vinduspuss, flyttevask, tepperens, desinfeksjon), metode, smussgrad og antall besøk per år. Du setter ingen dato her. Frekvensen styrer prisen, datoene velges når jobben aktiveres.

Steg 2: Estimat og tilbud. «Estimat og tilbud» summerer arbeidet og lager et engangstilbud via tilbudsbyggeren. Tilbudet viser besøk per år i stedet for månedspris, og kunden får en engangspris, ikke et abonnement. Kunden kan signere digitalt, som på et ordinært tilbud.

Steg 3: Aktiver og sett datoer. Når tilbudet er signert, eller med en gang på et bygg som allerede er i drift, viser bygget «Klar til aktivering». Der tildeler du team og velger besøksdatoene. Datoene fordeles jevnt fra startdatoen, men hvert besøk kan flyttes til en eksakt dag. Team er påkrevd, og det er med vilje: uten team er jobben usynlig i mobilappen, og da blir den ikke gjort.

Steg 4: Følg opp og fakturer. Etter aktivering viser bygget at jobbene er i drift, med antall jobber og neste besøksdato. Selve jobbene dukker opp i planleggeren og i mobilappen på datoen de er satt til, med sjekkliste for tjenestetypen. Må et besøk flyttes, bruker du «Endre besøksplan»; besøk som allerede er utført står urørt. Temporære oppdrag faktureres én gang, ikke månedlig, og avtalen avsluttes av seg selv når fakturaen er sendt. Ingen evig-løpende linje på neste års faktura.

2. Engangsjobb for en ny kunde

Flyttevasken og byggrengjøringen kommer ofte fra kunder du ikke har fra før, og ofte fra private. Da er det for tungt å lage plantegning og renholdsplan. Jobben skal bare inn på en dato, til en person, med riktig varighet.

I CleanFlow gjør du det rett i Ressursplanleggeren med knappen «Nytt oppdrag». Kunden registreres som et bygg med ett rom, som velges automatisk, og oppgaven får dato, starttid og varighet med det samme. Du trenger ikke vente på en gjentakende plan eller nattlig generering. Velger du en person, sier planleggeren fra hvis tidspunktet krasjer med pausen eller ligger utenfor arbeidsvinduet den dagen.

Er ingen ledig ennå, lar du oppgaven stå utildelt. Panelet «Kommende utildelte» viser alle teamets utildelte oppgaver 30 dager frem, gruppert per dag med antall og total estimert tid. Derfra drar du oppgaven til den som skal ha den. Det er backloggen din, og den er synlig for alle teamledere, ikke bare for den som tok telefonen.

3. Kunden bestiller selv

Den tredje typen er den du helst vil ha flere av: ekstrabestillinger fra kunder du allerede har. Problemet er transaksjonskostnaden. Kunden sender en e-post, du svarer med en pris, kunden spør om dato, du sjekker med teamet, og etter fire e-poster er jobben avtalt. Eller ikke.

I CleanFlow kan kunden bestille selv i kundeportalen. Du setter det opp én gang per bygg: åpne bygget, gå til Kundeportal og fanen Bestillinger, skru på bestillinger, og definer de bestillbare tjenestene med pris, enhet og ledetid. Prisen regnes fra kalkylen din, med samme påslag som resten av tilbudet, så du slipper å prise hver bestilling for hånd.

Kunden velger rom og tjeneste i portalen, og ser prisen med en gang. Bestillingen lander hos deg for godkjenning: godkjenn med planlagt dato, eller avvis med begrunnelse. Teamlederne varsles, og et rødt tall på Drift-menyen viser hvor mange bestillinger som venter. Når jobben er fullført, faktureres bestillingen direkte fra de bestilte tjenestene og prisene.

Det er også et salgsverktøy. Kunden ser hva du tilbyr, med pris, hver gang de er inne i portalen. Tepperensen de ikke visste at du gjorde, bestilles fordi den sto der.

Hvordan prise en engangsjobb

Prinsippet er det samme som i renholdskalkylen: tid per rom ganger reell timekostnad, pluss margin. Forskjellen er at ytelsestallene er helt andre enn for daglig renhold. Hovedrengjøring tar tre til fire ganger så lang tid per kvadratmeter som vedlikeholdsrenhold, og flyttevask mye mer.

Dette er standardsatsene som ligger inne i CleanFlow, per tjenestetype. Juster dem til dine egne erfaringstall:

På toppen av grunntiden kommer smussgrad (et rom etter oppussing tar lenger tid enn et kontor som tas hvert kvartal), riggtid per oppmøte, og eventuelle maskiner og kjemi for tjenestetypen. Et regneeksempel: hovedrengjøring av 400 m² kontor på 80 m² per time gir 5 timer, pluss 30 minutter rigg. Med en reell timekostnad på 334 kr og 20 prosent margin lander jobben på omtrent 2 200 kr eksklusiv mva. Sett satsen ned til 60 m² per time fordi lokalet er tett møblert, og prisen går til rundt 2 900 kr. Det er en forskjell på 30 prosent, som du bør ta bevisst, ikke ved et uhell.

Engangsjobber tåler dessuten høyere margin enn faste kontrakter. Kunden sammenligner ikke fire tilbud på en vinduspuss, og du bærer risikoen for at det er en jobb uten gjentak. 20 til 30 prosent er vanlig, mot 10 til 15 på faste avtaler.

Sjekkliste: fem ting hver engangsjobb må ha

1. Skriftlig pris før jobben. Et tilbud fra kalkylen, ikke et tall i en SMS. Da er det også dokumentert hva som ble avtalt hvis kunden er uenig etterpå.
2. Dato og person. En jobb uten team eller person er ikke planlagt, den er bare husket. Den skal være synlig i samme planlegger som de faste jobbene.
3. Sjekkliste for tjenestetypen. Hovedrengjøring har andre punkter enn daglig renhold. Renholderen skal se dem i appen, ikke få dem muntlig.
4. Faktura samme uke. Engangsjobber som faktureres måneden etter, glemmes. Fakturagrunnlaget skal bygges av det som faktisk ble utført.
5. Spør om det kan bli fast. Kvartalsvis vinduspuss eller halvårlig gulvbehandling er en engangsjobb som gjentar seg. Legg den inn med besøk per år, så kommer den tilbake av seg selv.

Ofte stilte spørsmål

Hva er forskjellen på temporære tjenester og engangsoppdrag i CleanFlow? Temporære tjenester er romvis arbeid på et bygg, med tjenestetype, pris per rom og en besøksplan, og de starter med et tilbud. Engangsoppdrag er én oppgave på én dato, registrert rett i planleggeren, typisk for et privat hjem eller en ny kunde uten plantegning.

Faktureres temporære oppdrag månedlig? Nei. Temporære tilbud faktureres én gang, og avtalen avsluttes automatisk etter fakturering. Ordinære renholdskontrakter faktureres månedlig.

Kan kunden bestille ekstra renhold selv? Ja, i kundeportalen, hvis du har skrudd på bestillinger for bygget og definert hvilke tjenester som kan bestilles. Bestillingen går til godkjenning hos deg før den planlegges.

Hvordan priser jeg en flyttevask? Areal delt på 30 m² per time gir grunntiden. Legg til rigg og eventuelt vindusvask, gang med reell timekostnad, og legg på margin. En leilighet på 70 m² gir da i overkant av 2 timer pluss rigg. Se renholdskalkylen for timekostnaden.

Vil du se engangsjobbene i samme flyt som de faste kontraktene? Se hvordan CleanFlow håndterer temporære tjenester, eller prøv gratis i 14 dager.