Fra plantegning til pris: slik lager du et renholdstilbud på minutter, ikke dager
Slik ser et vanlig renholdstilbud ut fra innsiden: en befaring med målehjul og notatblokk, en kveld med regneark, en dag med Word, og et tilbud som går ut tre til fem dager etter befaringen. Innen da har kunden fått to andre tilbud, og det raskeste av dem har ofte allerede vunnet.
Det rare er at nesten alt du trenger for å prise bygget, allerede ligger i en fil kunden har: plantegningen. Rommene, kvadratmeterne, hva som er korridor og hva som er toalett. Denne artikkelen viser hvordan du går fra den filen til et signerbart tilbud, og hvorfor prisen blir bedre, ikke bare raskere. Vi bruker CleanFlow som eksempel, fordi det er der vi har bygget flyten.
Det du trenger: en plantegning
Kunden har nesten alltid en tegning. Spør etter den før befaringen. Den ligger ofte i FDV-dokumentasjonen eller leiekontrakten, og kommuner har den i eiendomsavdelingen. Du kan laste opp PDF, PNG, JPG og WebP direkte. DWG- og DXF-filer fra arkitekten leses i nettleseren og gjøres om til et bilde.
Er tegningen gammel og har rom som er slått sammen eller delt siden, gjør det lite. Du justerer rommene etterpå. Poenget er å slippe å måle det som allerede er målt.
Steg 1: Last opp og la rommene bli gjenkjent
Under Befaringer velger du «Ny befaring» og «Ny plantegning-befaring». Du laster opp én tegning per etasje og beskjærer bildet, så bare selve planen er med.
Så kjører du romgjenkjenning. Programmet finner veggene på tegningen og tegner opp rommene som egne flater. Har tegningen merkelapper med romnummer og areal, leses de av og kobles til riktig rom. Resultatet er en liste over alle rom med foreslått navn, romtype og størrelse.
Dette er et forslag, ikke en fasit. Du går gjennom lista, fjerner det som ikke er rom, deler rom som har blitt slått sammen med delingsverktøyet, og tegner manuelt det programmet ikke fant. Deretter importerer du de rommene du vil ha med. På et vanlig kontorbygg tar gjennomgangen noen minutter, ikke en formiddag.
Mangler tegningen mål, setter du en målestokk med måleverktøyet på en kjent lengde, for eksempel en dør på 90 cm, og arealene regnes ut fra den.
Steg 2: Sett romtype, frekvens og oppgaver
Nå har du rommene. Det som gjenstår er å si hva slags rom de er, og hvor ofte de skal rengjøres. For hvert rom setter du romtype, gulvtype, møbleringsgrad, tilgjengelighet og frekvens. Du gjør det ikke rom for rom: marker alle kontorene og sett verdiene én gang, eller bruk «Kopier oppsett» for å male ett roms oppsett over på de andre.
Hvert rom får så oppgavene som hører til romtypen fra malen din, og tiden per besøk beregnes fra dem. Vil du overstyre tiden på et rom som du vet tar lenger, gjør du det direkte.
Én regel er verdt å merke seg: et rom uten oppgaver får ingen pris, selv om det har frekvens. Det er med vilje. Du skal ikke fakturere kunden for et rom ingen faktisk skal gjøre noe i. Det er også grunnen til at kalkylen tåler en anbudskontroll: hver krone kan spores til et rom, en oppgave og en frekvens.
Steg 3: Kalkylen regner per rom
Herfra regner kalkylen seg selv. Modellen er den samme som i renholdskalkylen vår, bare automatisert:
- Tid per besøk for hvert rom = minutter per m² for romtypen (fra kostnadsmalen din) × areal × gulvfaktor + riggtid
- Besøk per år kommer fra rommets frekvens
- Timer per år for bygget = summen av alle rom
- Selvkost = timer × reell timekostnad + forbruksvarer per m² + andre kostnadslinjer
- Kundepris = selvkost + påslag
Satsene ligger i kostnadsmaler. Bruk standardmalen for å komme i gang, eller legg inn dine egne minutter per m² per romtype, din timekostnad og ditt påslag. Påslaget kan settes per tilbud, per mal eller som standard for hele bedriften.
Satsene blir bedre over tid. Når renholderne fullfører oppgaver i appen, lagres faktisk tid per oppgave, og systemet regner ut faktisk minutter per m² per oppgavetype på tvers av alle byggene dine. Ligger malen feil, viser oppgavemalen det i rødt, og «Oppdater estimat» skriver det faktiske snittet inn i malen med ett klikk. Neste tilbud prises med tall fra dine egne bygg.
Resultatet er et estimat med årskostnad, timer per år, anbefalt bemanning i årsverk, kostnad per m² og per besøk, og sluttsum med påslag. Alt per rom under panseret, så du kan svare når kunden spør hvorfor toalettene koster mer enn møterommene.
Vil du vise kunden to nivåer, lager du to planer på samme bygg, for eksempel «Standard» med daglig sanitærrenhold og «Basis» med tre ganger i uka, og sammenligner dem side om side. Tilbudet kan ta med begge som alternativer.
Steg 4: Tilbudet bygger seg selv
Fra estimatet går du til «Lag tilbud». Tilbudsbyggeren setter opp dokumentet i seksjoner du kan slå av og på og flytte rundt: forside, sammendrag, om bygget, befaringsfunn, renholdsløsning, plantegning og soner, kvalitet og oppfølging, kundeportal, prisoversikt, opsjoner, om oss, miljøprofil, referanser og forbehold. PDF-en oppdateres live mens du redigerer.
Seksjonen «Plantegning og soner» er den kundene stopper opp ved. Den viser byggets egen tegning med rommene farget etter frekvens: daglig i én farge, ukentlig i en annen. Kunden ser med ett blikk hva de kjøper, uten å lese en tabell. Prisoversikten under viser rom, romtype, areal, frekvens, besøk per år og pris per måned.
Så sender du tilbudet: kundens navn og e-post, oppstart og gyldighet, fakturafrekvens, og signeringsmetode, e-post eller BankID. Kunden åpner tilbudet i egen portal, leser, og signerer. Du får beskjed, og den signerte kontrakten ligger klar til nedlasting for begge.
Når kontrakten er signert, trykker du «Gjennomgå og aktiver». Bygget flyttes til drift med de samme rommene, oppgavene og frekvensene som du priset. Ingen skriver planen inn på nytt, og det du lovet i tilbudet er det renholderne får i appen.
Befaring rett fra mobilen
Du trenger ikke vente til du er tilbake på kontoret. I CleanFlow-appen starter du befaringen der du står: ta bilde av plantegningen som henger i inngangen, og la rommene bli gjenkjent fra bildet, eller tegn dem opp. Har du iPhone eller iPad Pro med LiDAR, går du gjennom etasjen og skanner rommene mens du går. Appen bygger plantegningen med rompolygoner og nøyaktige kvadratmeter direkte fra skanningen, uten tegning fra kunden.
Så setter du romtype og gulvtype på hvert rom mens du går rundt, og ser prisanslaget før du forlater bygget. Kontoret åpner det samme bygget på desktop, legger på frekvens og oppgaver, og gjør ferdig tilbudet. Kunden får tilbudet samme dag som befaringen.
Uten plantegning? Bruk Lynforslag
Noen ganger finnes ikke tegningen, eller kunden vil ha et prisanslag før befaringen. Da bruker du Lynforslag: legg inn rader med romtype, etasje, antall og areal, eller importer en Excel-liste, sett frekvens, og lag tilbudet fra det. Samme kalkyle, samme tilbudsbygger, bare uten tegningen. Tegningen kan legges til senere når dere er i drift.
Hva det betyr for salget
- Du svarer samme dag. Tilbudet er klart mens kunden fortsatt husker møtet. Det er ofte den forskjellen som avgjør.
- Prisen kan forsvares. Hvert rom har sin egen tid, frekvens og pris. Ber kunden om å ta ut en fløy eller redusere frekvensen i kjelleren, ser du effekten med en gang.
- Ingen dobbeltarbeid. Rommene fra tilbudet blir rommene i driften. Det du priset er det du leverer, og det er det du kan dokumentere overfor kunden etterpå.
Ofte stilte spørsmål
Hvilke filformater kan jeg laste opp? PDF, PNG, JPG og WebP direkte, maks 4 MB per fil. DWG og DXF leses i nettleseren og gjøres om til bilde. Er en DWG-fil for stor, skjul lag eller zoom inn på etasjen før eksport.
Hvor nøyaktig er romgjenkjenningen? Godt nok til at gjennomgangen tar minutter, ikke timer. Rom med tydelige vegger og merkelapper treffer nesten alltid. Åpne landskap, glassvegger og skannede tegninger med dårlig kontrast krever mer manuell justering. Du gjennomgår og godkjenner alltid rommene før de importeres.
Hva om kunden ikke har plantegning? Bruk Lynforslag med romliste eller Excel-import, eller tegn rommene manuelt på et skisse-bilde. Tegningen kan legges til senere.
Kan jeg bruke mine egne satser? Ja. Kostnadsmalene er dine: minutter per m² per romtype, timekostnad, forbruksvarer, riggtid og påslag. Standardmalen er bare et startpunkt.
Vil du prøve med et av dine egne bygg? Se hvordan CleanFlow går fra plantegning til tilbud, eller prøv gratis i 14 dager.