Stoffkartotek for renholdsbedrifter: fra perm på lageret til beredskapsplan i lomma

Spør en renholdsbedrift hvor stoffkartoteket er, og svaret er som regel «i permen på lageret». Spør så hvilke kjemikalier som brukes i bygget i Storgata 12, hvem som har brukt Klorin de siste tre månedene, og hva renholderen skal gjøre hvis hun får Virkon i øynene, og svaret er tre ulike steder, hvis det finnes.

Det er ikke fordi bedriftene ikke bryr seg. Det er fordi kravene er spredd på flere forskrifter, og fordi et stoffkartotek på papir bare svarer på det første spørsmålet. Denne artikkelen går gjennom hva som faktisk kreves, og hvordan et stoffkartotek som henger sammen med oppgavene og byggene svarer på alle tre. Vi bruker CleanFlow som eksempel, fordi det er der vi har bygget det.

Hva loven krever

Kravene for renholdsbedrifter ligger i hovedsak i forskrift om utførelse av arbeid, med arbeidsmiljøloven som ramme:

• Stoffkartotek (kapittel 2). Arbeidsgiver skal ha et stoffkartotek med sikkerhetsdatablad for alle farlige kjemikalier som brukes, og det skal være tilgjengelig for arbeidstakerne der arbeidet utføres. En perm på lageret er tilgjengelig for den som er på lageret.
• Risikovurdering og opplæring (kapittel 3). Arbeidsgiver skal risikovurdere kjemikaliene og sørge for at arbeidstakerne har nødvendig opplæring i sikker bruk, verneutstyr og førstehjelp. Opplæringen skal kunne dokumenteres.
• Beredskap. Det skal finnes rutiner for hva som skal gjøres ved uhell med kjemikalier, og de skal være kjent for dem som utfører arbeidet.
• Eksponeringsregister (kapittel 31). Bruker dere kjemikalier som er kreftfremkallende, arvestoffskadelige eller reproduksjonsskadelige (CMR-stoffer), skal det føres register over hvilke arbeidstakere som er eksponert, og registeret skal oppbevares i 60 år.

Ingen av kravene er nye. Det nye er at tilsynet spør etter dokumentasjonen, ikke permen. «Vis meg hvilke kjemikalier som brukes i dette bygget, og hvem som har fått opplæring i dem.» Da hjelper det lite at sikkerhetsdatabladene ligger i orden på et lager to mil unna.

Ett register, ikke ett per bygg

Det første grepet er å ha stoffkartoteket ett sted, for hele bedriften. I CleanFlow ligger det under Stoffkartotek: hvert kjemikalie med produsent, form, GHS-farepiktogrammer, faresetninger og sikkerhetssetninger, verneutstyr, dosering, miljømerker og sikkerhetsdatabladet som PDF. Registeret holder styr på det som ellers glipper: sikkerhetsdatablad som er utløpt eller mangler utløpsdato, risikovurderinger som ikke er gjort, CMR-stoffer som krever ekstra tiltak, og ansatte som mangler opplæring.

Knappen «Tilsynsrapport (PDF)» lager hele oversikten som ett dokument. Det er svaret på tilsynets første spørsmål, uten leting.

Koble kjemikaliene til oppgavene, ikke til byggene

Her er det viktigste grepet, og det som skiller et digitalt stoffkartotek fra en digitalisert perm. Kjemikaliene brukes ikke i bygg. De brukes i oppgaver. Klorin brukes i sanitærrenhold, Antibac i desinfeksjon, Virkon i hovedrengjøring. Bygget får kjemikaliene sine fordi det har rom med de oppgavene.

I CleanFlow krysser du av hvilke kjemikalier som brukes i hver oppgavemal, én gang, under fanen Oppgavekoblinger. Deretter finner systemet selv ut hvilke kjemikalier hvert bygg har: rommene i bygget har romtyper, romtypene har oppgaver, og oppgavene har kjemikalier.

Fanen Kjemikalier på hvert bygg viser resultatet: en liste over kjemikaliene i bygget, med hvilke oppgavemaler de kommer fra. Får bygget et nytt rom med kjøkken, kommer kjøkkenkjemikaliene inn av seg selv. Bytter dere fra ett produkt til et annet i malen, bytter alle bygg samtidig. Kjemikalier som brukes i bygget utenom malene, for eksempel til en engangsjobb, legges til manuelt som ekstra kjemikalier.

Renholderen ser de samme koblingene på oppgaven i appen: hvilke kjemikalier oppgaven bruker, med faresymboler og sikkerhetsdatablad ett trykk unna. Stoffkartoteket er tilgjengelig der arbeidet utføres, slik forskriften krever.

Hvem har vært borti hva

Det tredje spørsmålet, hvem som har vært eksponert for hvilke kjemikalier, kan ikke besvares i etterkant med en perm. Det må logges mens det skjer.

CleanFlow gjør det på to måter. Den første er automatisk: når en oppgave kvitteres ut, logges det hvilke kjemikalier oppgaven bruker og hvem som utførte den. Det er antatt kontakt utledet fra oppgaveplanen, ikke en måling av faktisk forbruk, men det gir et løpende bilde av hvem som jobber med hva, per kjemikalie og per bygg. Fanen Forbruk viser det samlet.

Den andre er eksponeringsregisteret under fanen Eksponering, for hendelser: søl, sprut, innånding, eller arbeid med CMR-stoffer som skal registreres. Her registreres personen, kjemikaliet, hendelsen og tiltakene. Den enkelte ser sine egne eksponeringer, ledelsen ser alle, og registeret ligger der de 60 årene forskriften krever.

Beredskapsplanen lager seg selv, og ligger i lomma

Når bygget vet hvilke kjemikalier det har, kan beredskapsplanen genereres fra dem. Fanen Beredskapsplan på hvert bygg viser nødnumrene, 113 og Giftinformasjonen, og for hvert kjemikalie i bygget nødprosedyrene fra sikkerhetsdatabladet: førstehjelp ved hudkontakt, øyekontakt, innånding og svelging, og hva du gjør ved søl.

Den samme planen ligger i appen, for det bygget renholderen står i. Sikkerhetsdatabladene lagres på telefonen, så planen og PDF-ene er tilgjengelige også i kjelleren uten dekning. Får noen Virkon i øynene, er førstehjelpen og nummeret til Giftinformasjonen to trykk unna, ikke i en perm på lageret.

Opplæring før oppgaven, ikke etter uhellet

Forskriften krever at de som bruker farlige kjemikalier har fått opplæring. I praksis betyr det at opplæringen må skje før første vakt, og at den må kunne dokumenteres per person.

I CleanFlow lager du kurs under Opplæring, med tekst, bilder og spørsmål, og de ansatte tar dem i nettleseren eller i appen. Et kurs kan kobles til oppgavemaler og settes til å sperre: oppgaver som krever kurset kan da ikke startes i appen før kurset er fullført. Renholderen ser «Fullfør opplæring først» på oppgaven, med lenke rett til kurset. Kjemikaliet kan i tillegg merkes med krav om opplæring, og stoffkartoteket viser hvor mange ansatte som mangler den.

Dermed henger det sammen: Klorin er koblet til sanitærrenhold, sanitærrenhold krever kurset i sikker bruk av klorholdige midler, og en ny renholder får ikke startet toalettene før kurset er tatt. Dokumentasjonen skriver seg selv.

Alt i samme app

Poenget med å knytte stoffkartoteket til oppgavene er at det havner i det samme verktøyet renholderen bruker til alt annet: dagens oppgaver, avvik med bilde, ekstraarbeid, stempling og chat med teamet. Kjemikaliene er ikke en egen app eller et eget oppslagsverk, de er en del av oppgaven. Se sjekklisten for renholdsapper for hva appen ellers bør kunne.

Kom i gang på en ettermiddag

1. Legg inn kjemikaliene. Navn, produsent og sikkerhetsdatablad. Registeret leser faresymbolene og setningene, og varsler om det som mangler.
2. Kryss av per oppgavemal. Hvilke kjemikalier brukes i sanitærrenhold, hovedrengjøring, kjøkken. Byggene får oversikten sin automatisk.
3. Lag ett kurs per risikogruppe. Klorholdige midler, desinfeksjon, syrer. Koble til oppgavemalene og skru på sperren.
4. Sjekk beredskapsplanen på ett bygg. Åpne den i appen, uten dekning, og se at den virker.
5. Ta ut tilsynsrapporten. Legg den i HMS-permen, og skriv i permen hvor resten ligger.

Ofte stilte spørsmål

Må vi ha stoffkartotek selv om vi bare bruker vanlige rengjøringsmidler? Ja, for alle kjemikalier med faremerking, og det gjelder de fleste profesjonelle rengjøringsmidler. Produkter uten faremerking kan tas med for oversiktens skyld.

Hvor lenge skal eksponeringsregisteret oppbevares? Register over arbeidstakere eksponert for kreftfremkallende, arvestoffskadelige eller reproduksjonsskadelige kjemikalier skal oppbevares i minst 60 år.

Er sikkerhetsdatabladene tilgjengelige uten nett? Ja. Beredskapsplanen og sikkerhetsdatabladene for bygget lagres på telefonen når appen har hatt dekning, og kan åpnes uten.

Vil du se stoffkartoteket koblet til planen din? Les mer om stoffkartotek i CleanFlow, eller prøv gratis i 14 dager.