Sjekkliste: dette må en renholdsapp kunne

Renholdssystemet bor på kontoret, men jobben gjøres i bygget. Det er renholderen med telefonen i lomma som avgjør om planen blir fulgt, om avviket blir meldt, og om tiden blir logget. Likevel er de fleste systemer bygget for skjermen på kontoret først, og appen kommer som et vedlegg.

Skal du velge system, start med appen. Her er ti ting den må kunne, hvorfor det betyr noe, og hva du bør spørre leverandøren om. Vi bruker CleanFlow-appen som eksempel, siden det er den vi kjenner best.

1. Den kjører på telefonen renholderne allerede har

Renholdere har iPhone og Android om hverandre, og teamledere vil gjerne ha nettbrett. En app som bare finnes på én type enhet betyr at du enten kjøper enheter til alle, eller at halve laget står utenfor.

CleanFlow-appen finnes i App Store for iPhone og iPad, i Google Play for Android, og som nettapp du åpner i nettleseren og legger på hjemskjermen. Samme funksjoner, samme data, uansett enhet. Alle tre er samlet på appsiden vår.

Spør om: Finnes appen på både iOS og Android? Virker den på nettbrett? Kan den brukes i nettleser uten installasjon?

2. Den virker uten dekning

Kjellere, tekniske rom, heiser og sykehusfløyer har dårlig eller ingen dekning. En app som trenger nett for å vise dagens oppgaver, stopper der jobben er.

I CleanFlow ligger dagens plan lokalt på telefonen. Renholderen ser oppgaver, fullfører dem, melder avvik med bilde, stempler inn og ut og kvitterer ut rom med QR, alt uten nett. Når dekningen er tilbake, sendes alt inn i riktig rekkefølge.

Spør om: Hva skjer om jeg fullfører en oppgave uten dekning? Blir bildet på avviket med?

3. Plantegningen ligger i lomma

En oppgaveliste sier «Rom 214». Plantegningen viser hvor rom 214 er, og hvilke rom rundt som er ferdige. For vikarer og nye ansatte er det forskjellen på å finne fram selv og å ringe teamlederen.

I appen er hver etasje en tegning med rommene farget etter status: venter, pågår, fullført, eller sensorvarsel fra dispensere og sensorer i bygget. Trykk på et rom, og oppgavene for rommet åpner seg. Derfra fullfører du, melder avvik eller legger til ekstraarbeid.

Spør om: Ser renholderen plantegningen i appen, eller bare en liste?

4. Utkvittering med QR-kode, med posisjon og tidspunkt

Å trykke «fullført» på en liste beviser ingenting. En QR-kode på veggen i rommet beviser at noen var der. Det er dokumentasjonen kunden spør etter når det oppstår tvil, og det er grunnlaget for rapportene.

I CleanFlow bestemmer du per bygg hvordan utkvitteringen skal skje: én QR-kode per rom, én per etasje, eller én for hele bygget. Skanner renholderen koden for etasjen, kvitteres alle etasjens oppgaver ut samtidig. Ved hver skanning lagres tidspunkt og posisjon fra telefonens GPS, så rapporten viser hvor og når. Bygg med NFC-brikker fungerer på samme måte.

Spør om: Kan jeg kvittere ut et helt rom eller en hel etasje med én skanning? Lagres posisjon og tidspunkt?

5. Tidsregistrering der jobben gjøres

Timelister på papir fylles ut fredag ettermiddag, etter hukommelsen. Da er de verken riktige for lønn eller nyttige for kalkylen.

Appen har «Stemple inn» og «Stemple ut» som finner bygget du står i, med posisjon som kontroll. Henger det en QR-kode ved inngangen, skanner renholderen den og er stemplet inn på riktig bygg med ett trykk. På hver oppgave kan renholderen starte og stoppe en timer, så faktisk tid per oppgave lagres sammen med fullføringen. Teamlederen ser timene per person og per bygg, uten å samle inn lapper.

Spør om: Registreres tiden per oppgave, eller bare per dag?

6. Den lærer av hvor lang tid ting faktisk tar

Dette er der de fleste systemer stopper: tiden logges, men brukes ikke til noe. Estimatet i kalkylen er fortsatt tallet noen satte for tre år siden.

Når faktisk tid lagres per oppgave og rommets areal er kjent, kan systemet regne ut faktisk minutter per m² for hver oppgavetype, på tvers av alle bygg. I CleanFlow vises det rett ved siden av estimatet i oppgavemalen: grønt når du ligger under, rødt når du ligger over, med antall datapunkter bak tallet. Avviker det mer enn ti prosent, tilbyr malen «Oppdater estimat», og neste tilbud prises med det tallet.

Spør om: Bruker systemet faktisk tid til å forbedre estimatene, eller bare til å rapportere?

7. Avvik meldes fra rommet, med bilde

Et avvik som meldes på kontoret etterpå mangler bildet, rommet og tidspunktet. Det som meldes fra rommet har alle tre.

I appen melder renholderen avvik direkte fra rommet, tar bilde, og velger type. Avviket får rom, tidspunkt og person automatisk, og teamlederen varsles. Det virker også uten dekning. Kunden kan se avvikene i kundeportalen, hvis du velger det.

Spør om: Kan renholderen melde avvik med bilde fra appen, også offline?

8. Sjekklister og kvalitetskontroll i samme app

Oppgaver med sjekklistepunkter er én ting. Kvalitetskontroll etter INSTA 800 er en annen, og den gjøres ofte i et eget skjema eller et eget system.

I CleanFlow ligger begge i appen: sjekklister på oppgavene, og INSTA 800-kontroller og egenkontroll som gjennomføres rom for rom. Se hvordan en INSTA 800-kontroll gjennomføres.

Spør om: Kan kvalitetskontrollen gjøres i samme app som oppgavene?

9. Befaring rett fra mobilen

Salg skjer i bygget, ikke på kontoret. En app som bare er for renholderne, hjelper ikke den som går befaring.

I CleanFlow-appen starter du befaringen på stedet: ta bilde av plantegningen på veggen og la rommene bli gjenkjent, eller tegn dem. Har du iPhone eller iPad Pro med LiDAR, går du gjennom etasjen og skanner rommene, og appen bygger plantegningen med nøyaktige kvadratmeter. Sett romtype og gulvtype på hvert rom mens du går, og se prisanslaget før du forlater bygget. Kontoret gjør ferdig tilbudet på desktop. Hele flyten står i Fra plantegning til pris.

Spør om: Kan jeg registrere rom og få et prisanslag på befaringen?

10. Stoffkartotek og sikkerhetsdatablad i lomma

Arbeidstilsynet krever at renholderen har tilgang til sikkerhetsdatablad for kjemikaliene som brukes. En perm på lageret oppfyller kravet på papiret, ikke i praksis.

I appen ligger byggets kjemikalier med sikkerhetsdatablad, så renholderen kan slå opp faresymboler og førstehjelp der kjemikaliet brukes. Byggets beredskapsplan, med nødnumre og nødprosedyrer per kjemikalie, ligger i appen også uten dekning. Hvordan kjemikaliene kobles til oppgavene, står i artikkelen om stoffkartotek.

Spør om: Har renholderen tilgang til sikkerhetsdatablad i appen?

Og tre ting til

Tre punkter som ikke fikk eget nummer, men som teamene bruker hver dag:

• Chat med teamet i appen. Team- og direktemeldinger, uten å blande jobb inn i private meldingsapper. Meldinger skrevet uten dekning sendes når nettet er tilbake.
• Hygienemålinger i samme app. For helse- og skolebygg med NS 6600-krav registreres ATP-målinger per rom i appen, sammen med oppgavene og INSTA 800-kontrollene.
• Tre språk. Appen finnes på norsk, engelsk og svensk. Hver renholder velger sitt, og planen er den samme.

Sjekklisten, kort

Ofte stilte spørsmål

Trenger renholderne å installere noe? Nei, ikke nødvendigvis. CleanFlow-appen kan åpnes i nettleseren og legges på hjemskjermen. App Store- og Google Play-versjonene gir i tillegg LiDAR-skanning og NFC.

Hva skjer med data som er registrert offline? De ligger lagret på telefonen til dekningen er tilbake, og sendes da inn i samme rekkefølge som de ble registrert. Fullføringer, avvik med bilder, tidsregistrering og QR-skanninger håndteres likt.

Kan kunden se hva som er gjort? Ja, i kundeportalen: utførte oppgaver per rom, avvik og rapporter, og for bygg med QR-utkvittering også tidspunktet. Kunden kan også bestille ekstra renhold derfra.

Virker LiDAR-skanning på Android? Nei. LiDAR-skanning krever iPhone eller iPad Pro med iOS 17 eller nyere. Romgjenkjenning fra bilde og manuell tegning virker på alle enheter.

Vil du se appen i bruk? Se hvordan CleanFlow fungerer for renholderne, eller prøv gratis i 14 dager.