Slik gjennomfører du en INSTA 800-kontroll, steg for steg

En INSTA 800-kontroll er ikke vanskelig. Men den har faste regler, og hopper du over ett steg, blir resultatet verdiløst. Her er hele løpet, slik vi anbefaler å gjøre det, med et kontorbygg på 62 rom som eksempel.

Trenger du grunnlaget først? Les Hva er INSTA 800? og kvalitetsnivåene 1–5.

Steg 1: Sett kvalitetsprofil på alle rom

Før du kan kontrollere, må hvert rom ha et avtalt nivå per objektgruppe. Dette er kvalitetsprofilen. Den bør settes per romtype, ikke per rom, så du slipper å vedlikeholde 62 enkeltvedtak.

Eksempel for kontorbygget:

Profilen skal stå i kontrakten. Er den ikke der, har dere ikke noe å kontrollere mot.

Steg 2: Bestem partiet

Et parti er alle rom som kontrolleres samlet. Vanligvis er det alle rom med samme kvalitetsprofil i ett bygg, eller alle rom i bygget hvis dere vil ha ett samlet resultat. I eksempelet: alle 62 rom.

Rom over 100 m² skal deles i kontrollenheter på inntil 100 m². Et kontorlandskap på 240 m² blir tre enheter.

Steg 3: Trekk utvalget

Her kommer statistikken. INSTA 800 bruker utvalgstabellene i ISO 2859-1. Du trenger to tall:

• Partistørrelse: antall rom (62)
• AQL: akseptabelt kvalitetsnivå, avtalt i kontrakten, vanligvis 4 prosent

Tabellen gir da:

• Utvalg: 13 rom
• Aksepttall: 1
• Forkastningstall: 2

Med andre ord: kontroller 13 rom. Er høyst ett rom underkjent, er partiet godkjent. Er to eller flere underkjent, er partiet ikke godkjent.

Utvalget skal være tilfeldig. Ikke velg de rommene du «vet» er dårlige, og ikke de du vet er fine. Bruk en tilfeldig trekning. I CleanFlow trekkes utvalget automatisk når du starter kontrollen.

Steg 4: Velg tidspunkt

Kontrollen skal gjøres etter at renholdet er utført og før rommet tas i bruk. Kommer du klokka 14 til et kontor som ble vasket klokka 06, måler du brukernes rot, ikke renholdet.

Avtal derfor et vindu i kontrakten, for eksempel «innen to timer etter avsluttet renhold». Mange gjør kontrollen tidlig om morgenen sammen med renholdsleder.

Steg 5: Tell samlinger per objektgruppe

Nå starter selve kontrollen. For hvert rom i utvalget går du gjennom de fire objektgruppene:

1. Inventar: bord, stoler, hyller, dører, karmer, håndtak
2. Vegger: inkludert lister, brytere og kontakter
3. Gulv: inkludert hjørner og under møbler du kan se under
4. Himling: inkludert armaturer og ventiler

For hver gruppe teller du samlinger av avfall, støv og flekker. En samling er et avgrenset område med smuss. Tre støvkorn tett sammen er én samling. Støv langs hele vinduskarmen er også én samling, men på en lett tilgjengelig flate.

Flatesmuss (type 4) telles ikke. Der vurderer du hvor stor andel av flaten som er berørt.

Noen praktiske råd:

• Tell alltid i samme rekkefølge, så du ikke glemmer en gruppe.
• Skill mellom lett og vanskelig tilgjengelige flater. Grensene er ulike.
• Ta bilde av funn som er i grenseland. Det sparer diskusjon senere.
• Ikke rydd eller tørk mens du teller. Du er kontrollør, ikke renholder.

Steg 6: Vurder hvert rom

Sammenlign antallet samlinger med grensen for rommets nivå, tilgjengelighet og arealklasse. Én objektgruppe over grensen er nok til at rommet stryker.

Eksempel: Kontor 214 på 18 m², nivå 3 på inventar. Kontrolløren teller fem samlinger av støv og flekker på lett tilgjengelig inventar. Grensen for nivå 3 i denne arealklassen er lavere, og rommet underkjennes.

Her er det lett å gjøre feil med tabellene. Programvare som kjenner grensene gjør dette steget både raskere og sikrere. I CleanFlow taster kontrolløren inn antallet i appen, på telefon eller nettbrett, og systemet svarer godkjent eller underkjent per rom. Kontrollen virker også uten dekning, og rapporten er klar når siste rom er vurdert.

Steg 7: Konkluder og rapporter

Tell antall underkjente rom og sammenlign med aksepttallet.

• 0 eller 1 underkjent av 13: partiet er godkjent
• 2 eller flere: partiet er ikke godkjent

Rapporten bør inneholde:

• dato, bygg, kontrollør og hvem som var med
• partistørrelse, AQL, utvalg og aksepttall
• liste over rommene i utvalget med resultat
• funn per objektgruppe for underkjente rom, gjerne med bilder
• konklusjon for partiet

Del rapporten med den andre parten slik den er. Når begge ser samme tall, blir oppfølgingsmøtet kort.

Hva gjør du når partiet stryker?

Kontrakten bør si det. Vanlige løsninger:

• Leverandøren retter opp i de underkjente rommene innen en frist.
• Ny kontroll gjennomføres innen for eksempel to uker.
• Gjentatte underkjenninger utløser prisavslag eller varsel.

Det viktigste er at et underkjent parti fører til handling, ikke til en diskusjon om kontrolløren var for streng.

Mellom de formelle kontrollene: egenkontroll

En formell INSTA 800-kontroll gjøres kanskje månedlig eller kvartalsvis. I mellomtiden bør renholderne eller renholdsleder gjøre egenkontroll med enkle sjekklister. Det fanger avvik tidlig, og det viser kunden at kvalitetsarbeidet pågår hele tiden. I CleanFlow er egenkontroll en egen, enklere kontrolltype som følger samme kvalitetsprofil.

Ofte stilte spørsmål

Hvor lang tid tar en kontroll? Med 13 rom og et digitalt verktøy: én til to timer inkludert rapport. Med skjema og penn: legg til en time til sammenstilling.

Kan kunden og leverandøren kontrollere sammen? Ja, og det anbefales. Da er begge enige om tellingen med en gang.

Hva om vi er uenige om en samling? Ta bilde, noter uenigheten og gå videre. Én omstridt samling avgjør sjelden resultatet for partiet.

Vil du slippe tabellene? Se hvordan CleanFlow trekker utvalg og beregner resultat automatisk, eller prøv gratis i 14 dager.